Gemeente Haarlemmermeer is in samenwerking met Sweco begonnen aan de bouw van een ‘afhandelingsapplicatie beheer & onderhoud’ en een ‘aannemersportaal’. Deze toepassing geeft burgers en bedrijven de mogelijkheid meldingen door te geven via de GeoWeb-viewer. De meldingen worden gekoppeld aan het zaaksysteem van de gemeente, waardoor de afhandeling meteen van start kan gaan. Waar nodig kunnen aannemers direct worden ingeschakeld. “De viewer in combinatie met de workflow-gebaseerde mogelijkheden van GeoWeb geven ons een toekomstbestendige oplossing in handen”, aldus Frans Balendong, senior projectmanager bij de gemeente.
Met maar liefst 143.000 inwoners en een zeer uitgestrekt grondgebied, is Haarlemmermeer een van de grootste gemeenten in Nederland. Binnen de gemeentelijke grenzen zijn alle soorten werk- en leefomgeving vertegenwoordigd: van industrie tot landelijk gebied, van stedelijke woonkernen tot luchthaven Schiphol. Het wekt dan ook geen verbazing dat in zo’n divers gebied er jaarlijks tussen de 25.000 en 30.000 meldingen binnenkomen over de openbare buitenruimte. Meldingen die de gemeente snel, maar ook goed wil afhandelen.
Decentrale afhandeling, centrale registratie
Daar waar sommige andere gemeenten zoeken naar een integrale totaaloplossing om álle soorten meldingen mee af te handelen, kiest gemeente Haarlemmermeer een andere weg. “Wij kiezen bewust ervoor om elke functiegroep haar eigen applicaties te laten gebruiken”, vertelt Balendong. “Een toezichthouder parkeerbeheer heeft immers een heel ander werkproces met andere vragen dan bijvoorbeeld een beheerder buitenruimte. Het uitschrijven van een bekeuring is iets anders dan het reageren op een gesprongen rioolleiding.” Toch betekent dit niet dat er geen samenhang wordt nagestreefd. “Integendeel”, legt Balendong uit. “De afhandeling van meldingen gebeurt decentraal. Onze specialisten moeten kunnen werken op de manier die voor hen het beste is. Maar de registratie en monitoring van de meldingen verloopt juist centraal. Iedere melding krijgt ook meteen een zaaknummer zodat wij zaakgericht kunnen werken.”
Meldingen via GeoWeb-viewer
De meldingen komen binnen via het centrale meldsysteem van Haarlemmermeer. En bij iedere melding wordt precies aangegeven wat de locatie is. In 2017 koos de gemeente al voor GeoWeb omdat de viewer-functie het makkelijk maakt voor burgers en bedrijven om direct op de kaart aan te klikken waar een situatie zich voordoet. De GeoWeb-viewer wordt ingezet voor alle soorten meldingen die de gemeente binnenkrijgt. “Of het nu gaat om een illegaal geparkeerde auto, een omgewaaide boom of een loszittend putdeksel, onze collega’s moeten altijd weten waar ze naartoe moeten”, legt Balendong uit. “En wat is er dan handiger als we dat meteen al op de kaart kunnen zien?”
Workflow beheer en onderhoud
Voor het cluster Beheer & Onderhoud zal GeoWeb daarnaast worden ingezet om de interne workflow te versterken en waar mogelijk te automatiseren. Deze oplossing is gebaseerd op IMBY-module die Sweco eerder ontwikkelde voor de gemeente Voorschoten om reacties van inwoners op voorgenomen bouwplannen en te inventariseren en af te handelen. “Zodra we een melding beheer openbare ruimte binnenkrijgen, dan zal zo’n melding een zaaknummer krijgen en worden doorgezet naar de verantwoordelijke omgevingsmanager”, licht Balendong toe. “Als het gaat om een melding of een klacht, en de situatie is gecontroleerd en bevestigd door de verantwoordelijke afdeling, dan kan dezelfde melding meteen worden doorgezet naar het aannemersportaal. Aannemers kunnen deze meldingen raadplegen en eventuele opdrachten accepteren.” Handig is dat via deze opzet ook de beschikbare budgetten en het aantal ingecalculeerde arbeidsuren van aannemers kunnen worden gemonitord door de gemeente.
Real-time en realistische data
De verwachting is dat de afhandelingsapplicatie en het aannemersportaal halverwege 2018 in gebruik kunnen worden genomen. En Balendong en zijn collega’s weten dat er tot die tijd nog het nodige werk te verzetten is. “Maar als deze oplossing operationeel is, dan hebben we een belangrijke stap gezet”, weet Balendong. “Dan zullen wij een real-time, accuraat en realistisch beeld hebben van alle meldingen en de bijbehorende activiteiten. Onze klanten zullen dan altijd de status van een melding op detailniveau kunnen terugzien. En bovendien zal onze sturingsinformatie over bestekuitputting en budgettering van een dermate hoge kwaliteit zijn dat wij ons beleid kunnen maken op basis van echte data en niet alleen op basis van inschattingen.”
Meer weten?
GeoWeb biedt oneindig veel mogelijkheden om (big) data te koppelen aan geografische kaarten en workflows te realiseren. Maak je nog geen gebruik van GeoWeb, maar wil je graag weten welke GeoWeb-oplossingen voor jouw organisatie interessant kunnen zijn? Vraag de gratis demolicentie aan en neem vrijblijvend contact met ons op voor een nadere toelichting.
Foto boven aan bericht: Facebook Haarlemmermeer
