Als ProRail werkzaamheden aan het spoor uitvoert, dan wil de organisatie omwonenden zo goed mogelijk informeren. Als mensen weten wat er gaat gebeuren, hebben ze er minder last van en hebben ze ook meer begrip voor eventuele overlast. Tot voor kort werden omwonenden per brief op de hoogte gebracht. Maar hoe handig zou het zijn om dit digitaal te gaan doen, direct op een kaart? Met GeoWeb kwam deze mogelijkheid binnen handbereik. Momenteel loopt er een pilot in de regio Utrecht waarbij 23 duizend huishoudens de mogelijkheid hebben zich te laten informeren door middel van een digitale werkzaamhedenkaart. Geneviève Mazairac is de ICT-projectleider van de pilot en vertelt er meer over.
Wat was de aanleiding voor de ontwikkeling van een digitale werkzaamhedenkaart?
“Tot nu toe hebben we omwonenden altijd geïnformeerd per brief. Het is een standaardbrief die wij meestal richten aan de omwonenden binnen een straal van ca. 300 meter rondom de geplande werkzaamheden. De brief wordt op zich goed gewaardeerd. Het is laagdrempelig en mensen hoeven er geen moeite voor te doen. De andere kant van het verhaal is dat we het per jaar soms hebben over een aantal van maar liefst 800.000 brieven. Dat is niet duurzaam. En het is duur. Bovendien kun je in spoedgevallen de mensen niet meer op tijd bereiken per brief. Vorig jaar zijn wij begonnen met een pilot voor een digitale werkzaamhedenkaart.”
Hoe ziet de pilot eruit?
“Het is een pilot in de regio Utrecht, waar momenteel meerdere aannemers aan het werk zijn voor ProRail. Deze aannemers hebben wij gevraagd al hun werkzaamheden in te vullen in GeoWeb. Op de digitale kaart verschijnen vervolgens icoontjes op de plek waar de werkzaamheden worden uitgevoerd. Die icoontjes zijn aanklikbaar voor gedetailleerde informatie. De huishoudens in deze regio hebben wij aangeschreven met de vraag of zij zich aan wilden melden voor het digitale systeem door middel van een email-alert. Voor omwonenden voor wie de digitale stap te groot is, hebben we nog een aangepaste brief beschikbaar. Begin dit jaar is er een herhaling van de aanmeldcampagne geweest waarop we veel reacties hebben gehad. Als mensen niet reageren, dan gaan we ervan uit dat ze ook geen behoefte hebben aan informatie over spoorwerkzaamheden. De pilot levert momenteel veel goede feedback op, die we zo snel en zo netjes mogelijk verwerken.”
Wanneer beslissen jullie of je verder gaat?
“De pilot is niet bedoeld om te beslissen óf we ermee verder gaan, maar wel om te beslissen hóe we verder gaan. Dat we deze koers gaan voortzetten, dat staat wel vast. We zijn nu vooral aan het kijken hoe we dat optimaal kunnen doen, aan welke eisen het systeem moet voldoen en wat de feedback is van omwonenden. En van de aannemers natuurlijk, want zij moeten immers de werkzaamheden intekenen in het systeem.”
Is dat niet een grote opgave voor de aannemers?
“Ze zien de beweging die we kiezen en ze begrijpen heel goed dat dit soort toepassingen bij de huidige tijd horen. En hoewel het voor hen misschien wennen is, zijn er voor hen zeker voordelen. Niet in de laatste plaats omdat aannemers vaak afhankelijk zijn van externe factoren waardoor ze pas op het laatste moment beslissen of ze wel of niet de werkzaamheden op de geplande tijdstippen uitvoeren. In zo’n geval is het dus een voordeel als je de werkzaamheden direct digitaal kunt bekendmaken.”
Wat gaat het ProRail opleveren?
“De ontwikkeling van de werkzaamhedenkaart is gedaan in opdracht van de communicatieafdeling van ProRail. En voor hen zal het op termijn een grote besparing in tijd en kosten opleveren. In het huidige proces is het immers nog zo dat aannemers hun werkzaamheden invullen op een formulier en dat naar communicatie opsturen. De communicatieafdeling moet vervolgens zo goed mogelijk proberen die werkzaamheden te bundelen in één brief en de versturing zo goed mogelijk plannen. Je kunt inschatten dat dat een complex en tijdrovend proces is, iedere keer opnieuw. Nu aannemers zelf hun werkzaamheden digitaal kunnen invullen, zal dat zeker de efficiëntie en de snelheid van de informatievoorziening verhogen.”
Wat vinden de omwonenden, komt er veel feedback?
“Ja, best veel. Het voordeel is dat we de pilot vrij groot hebben opgezet. Aan de andere kant biedt dat ook het nadeel dat veel mensen reageren op kinderziekten die we niet altijd hadden voorzien. Zo zijn we erachter gekomen dat het overgrote deel van de bezoekers de werkzaamhedenkaart op een mobiel device bekijken. Iets waar we in de eerste opzet te weinig rekening mee hebben gehouden. Ook onze keuze om een ‘rustige’ kaartpresentatie met weinig contrast te kiezen, blijkt in de praktijk niet door iedere gebruiker even duidelijk te worden gevonden. Ze kunnen zich daardoor minder makkelijk hun eigen straat herkennen en zich dus minder snel oriënteren. Maar goed, het is ook niet voor niets een pilot. We werken nu aan een versie waarin al deze issues zijn opgelost. Zodra we tevreden zijn, komt de pilotfase voor Utrecht ten einde en gaan we beginnen aan de landelijke uitrol van dit systeem.”
Hoe zijn jullie bij GeoWeb uitgekomen?
“GeoWeb is een toepassing met duidelijk geografische componenten. Dus we zijn gaan kijken naar alle gis-applicaties die we in huis hadden. GeoWeb wordt al vrij breed gebruikt bij Prorail. We hebben een aanbesteding gedaan voor het ontwikkelen van de Werkzaamhedenkaart in Geoweb; de opdracht is uiteindelijk gegund aan Sweco.”
Meer weten over GeoWeb?
Lees hier meer over de digitale werkzaamhedenkaart. Wil je meer weten over GeoWeb en over wat je binnen joúw organisatie ermee zou kunnen doen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend advies of gesprek.
