GeoWeb Gebruikersdag 2020 - bekijk het programma en meld je nu aan!

Koppeling met DMS bespaart gemeente Zwartewaterland veel tijd en werk

Gemeente Zwartewaterland maakt door de gehele organisatie gebruik van GeoWeb. Gegevens die in GeoWeb beschikbaar zijn, kunnen worden gebruikt voor het opstellen van documenten. Zoals een ambtelijke verklaring in het kader van de BAG. Dit kan eenvoudig met behulp van workflows en de rapportagemodule van GeoWeb. Vervolgens worden deze documenten opgeslagen in het document-managementsysteem (DMS) van de gemeente: JOIN. Om alle data eenvoudiger te kunnen overdragen tussen verschillende systemen, is een koppeling gemaakt tussen GeoWeb en JOIN.

Gebruik DMS

Gemeente Zwartewaterland gebruikt het DMS voor de registratie van o.a. inkomende en uitgaande brieven, e-mails en contracten. Vooral het archiveren van al deze zaken is belangrijk, grotendeels vanuit de Archiefwet waar gemeenten aan moeten voldoen. Voorheen werd het overzetten van de gegevens naar het DMS voornamelijk handmatig gedaan. Zo werden bijvoorbeeld de BAG-gegevens die in GeoWeb beschikbaar zijn, handmatig via een Word-bestand overgezet in JOIN. Erwin van Veen, GIS-specialist bij gemeente Zwartewaterland: “Dat betekende in het hele proces twee keer een handmatige actie, wat veel extra tijd kost en onnodige fouten oplevert.”

Werkprocessen automatiseren

De GIS-specialist van de gemeente merkte al langer dat het verwerken van de gegevens een tijdrovende klus was geworden. Van Veen: “Wat we willen is eigenlijk simpel, namelijk als eerst stap: BAG-documenten genereren met GeoWeb en die opslaan in het archiefsysteem van JOIN. Automatische, digitale processen voorkomen daarbij veel handwerk en fouten. Deze koppeling is daar een mooi voorbeeld van, waar we qua automatisering nog verder op kunnen uitbreiden,” aldus de GIS-specialist.

Hoe het werkt

Het proces werkt nu als volgt: de gemeente kan vanuit GeoWeb eenvoudig documenten genereren, waarin automatisch verschillende geografische gegevens uit onder andere de BAG worden gebruikt. Deze documenten worden met behulp van de JOIN-koppeling direct weggeschreven in het DMS. Een voorbeeld is het opstellen van een “document constatering Wet BAG”, waarin verschillende kenmerken van een BAG-object worden opgenomen.

Het document kan direct digitaal worden ondertekend, voorzien van de juiste persoonsgegevens doordat GeoWeb registreert wie het document genereert. Ook kunnen eventuele extra documenten, zoals foto’s en bouwtekeningen, tijdens het genereren van het document worden toegevoegd. Dit is bijvoorbeeld handig als er voor een BAG-wijziging verantwoording moet worden afgelegd.

De voordelen

Erwin van Veen: “De koppeling levert ons direct veel tijdswinst op en daardoor minder frustratie tijdens het hele proces. En we voorkomen hiermee onnodige fouten. Het doel is uiteindelijk zoveel mogelijk werkprocessen te automatiseren, dit is goede stap in die richting.”

Het idee van gemeente Zwartewaterland is dan ook om nog verder uit te breiden met soortgelijke werkprocessen: “De kaart in GeoWeb zouden we voor nog veel meer zaken kunnen gebruiken, zoals nieuwe ontwikkelingen of onderhoud in de gemeente. Nu wordt er met printscreens en tekenprogramma’s gewerkt. Met GeoWeb kan dat een stuk eenvoudiger, efficiënter én toegankelijk voor alle medewerkers van de gemeente.”

Meer informatie

Sweco realiseert regelmatig koppelingen, waaronder een eerdere koppeling tussen JOIN en GeoWeb voor het Waterschap Noorderzijlvest. De brieven die tijdens het schouwproces worden gegenereerd met GeoWeb, worden daarmee direct in het juiste JOIN-dossier opgeslagen. Wil je meer weten over deze koppeling? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Of vraag een gratis GeoWeb-demolicentie aan, om GeoWeb met eigen ogen te bekijken.