Wat doe je als organisatie, met vele tientallen locaties door het land, als je een continu geactualiseerd en gedetailleerd overzicht wilt hebben van die locaties, op een digitale landkaart? Met die vraag kwam DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen) terecht bij Sweco. Het antwoord werd in enkele weken tijd gerealiseerd met GeoWeb. “Tien jaar maken we inmiddels gebruik van de digitale landkaarten van DJI en DJI Forensische Zorg”, vertelt Richard Flipse, hoofdredacteur digitale media en senior webmaster bij DJI. “Het was een relatief lage investering in tijd en geld, maar wel een investering waar we nog steeds iedere dag heel veel plezier van hebben!”
Van een uitvouwbare landkaart…
Glimlachend denkt Richard weleens terug aan de tijd van de gedrukte DJI landkaart met daarop alle DJI locaties. Het was een grote, uitvouwbare kaart. Op de voorkant zag je de kaart van Nederland, met een groot aantal symbolen in verschillende kleuren: driehoekjes, rondjes, vierkantjes. Op de achterkant stond een verklaring van de symbolen.
“Natuurlijk zat de complexiteit in het grote aantal verschillende locaties”, legt Richard uit. “TBS-klinieken, jeugdinrichtingen, volwassenendetentiecentra, shared services locaties etc., alles moest een plekje krijgen op die papieren kaart. Maar de uitdaging zat vooral ook in de actualisering. De adres- en locatiegegevens werden regelmatig bijgewerkt, maar de fysieke kaart werd maar één keer per jaar gedrukt. Zodra de opdracht naar de drukker ging, was de kaart alweer verouderd. Dat móet anders kunnen, dachten wij.”
… naar een altijd actuele digitale servicetool
Het idee voor een digitale oplossing lag voor de hand. Bij andere organisaties had Richard al gezien hoe geo-informatie werd toegepast voor gebruiksvriendelijke, kaartgeoriënteerde services. Toch duurde het nog even voordat het idee concreet werd. Verschillende partijen en aanbieders kwamen met verschillende oplossingen. “Maar toen DJI uitkwam bij Sweco (toen nog Grontmij), ging het snel”, aldus Richard. “In minder dan zes weken tijd hadden wij een prima werkende digitale landkaart met daarop de DJI locaties. Alles was gebouwd met de standaardfunctionaliteit van GeoWeb.”
Richard: “Net als op de fysieke kaart was alles aangegeven met symbolen, maar op deze kaart kon je inzoomen en uitzoomen en op alle icoontjes klikken voor meer informatie. En door middel van de kaartlagen kon je een selectie maken van het soort locaties dat je wilde zien. In de eerste conceptversie hadden we al precies wat we nodig hadden.”
Stabiel en veilig
“De digitale landkaart van DJI draait los van de eigen website en informatiesystemen van onze organisatie”, voegt Richard eraan toe. “Maar omdat de digitale landkaart wel informatieve links bevat naar informatie op onze eigen website, werd de oplossing eerst uitvoerig getest op veiligheid en stabiliteit. Toen ook dat eenmaal gebeurd was, konden wij een kant en klare digitale servicetool aanbieden aan zowel onze eigen medewerkers, als aan externe partijen en bezoekers.”
Kort na de succesvolle implementatie van de DJI landkaart volgde de nog veel uitgebreidere digitale landkaart voor DJI Forensische Zorg. Op die kaart zijn alle locaties terug te vinden van zorgaanbieders en contractanten met wie DJI samenwerkt om forensische zorg te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan locaties voor ambulante zorg of beschermd wonen. Omdat het hierbij vaak om externe contractpartijen gaat, is het aantal, maar ook de frequentie van wijzigingen in de gegevens nog veel groter dan bij de andere DJI locaties. Ook moeten sommige locaties, bijvoorbeeld blijf-van-mijn-lijfhuizen, vanuit veiligheidsoverwegingen juist níet op de kaart verschijnen. “Maar ondanks de uitdagingen, is ook deze kaart inmiddels al lange tijd in gebruik, tot grote tevredenheid van de gebruikers”, constateert Richard.
Verschillende gebruikersgroepen
Nog even over die gebruikers… wie zijn dat dan precies? “De doelgroep van onze digitale landkaarten is groot en gevarieerd”, antwoordt Richard. “Bij de juridische gebruikersgroepen kun je denken aan rechters die willen kijken waar iemand het best geplaatst kan worden… in het eigen arrondissement, of net daarbuiten. Of advocaten, die dat willen natrekken. Bij het algemene publiek kun je denken aan mensen die iemand in een penitentiaire inrichting willen bezoeken. Op de kaart zie je natuurlijk waar die locatie is, maar via de links vind je ook de informatie op onze website over alles waar je aan moet denken. Moet je bepaalde kleding aan? Wat mag je wel en niet meenemen?”
De kaarten draaien inmiddels bijna tien jaar. En zoals Richard het zich herinnert, ging de realisatie makkelijk en snel. Is er dan helemaal geen uitdaging geweest? Richard begint breeduit te lachen. “Natuurlijk wel, die zijn er altijd. Wij werken in een organisatie met 18.000 mensen. Vanzelfsprekend krijg je dan opmerkingen over wat beter kan. Maar vooral ook opmerkingen over wat er nog méér moet. Zodra je een oplossing in gebruik hebt, dan is het voor mensen vanzelfsprekend geworden, alsof die oplossing er altijd al was. En dan willen mensen alweer een volgende oplossing.”
Laagdrempelige servicetool met groot voordeel
Richard geeft een voorbeeld. “Toen al onze penitentiaire inrichtingen in kaart waren gebracht, waren er collega’s die het wel handig zouden vinden om aan die informatie ook de administratie te koppelen van welke personen er dan in die inrichtingen verbleven. Is dat mogelijk? Ongetwijfeld. Willen we dat? Nee. Het moet een honderd procent veilige tool blijven, een tool waarin openbare informatie van DJI wordt gekoppeld aan de geo-informatie van Sweco. Er is dus geen enkele koppeling met gevoelige informatie. Ook niet aan de achterkant van het systeem.”
“In die zin zijn de landkaarten van DJI dus altijd een relatief eenvoudige en laagdrempelige servicetool gebleven”, geeft Richard toe. “Maar dat doet niets af aan het grote voordeel dat wij met deze servicetool altijd efficiënt, actueel, compleet en accuraat zijn.”
Meer weten?
Ook werkzaam bij een organisatie met veel locaties of assets? Of benieuwd naar wat er allemaal nog meer mogelijk is met GeoWeb? Bel ons, of stuur een berichtje! Gewoon vrijblijvend. Wij denken graag met je mee.
